Quelle est la gravité de la sécurisation de vos données | Gestion de la pratique | 2018

Quelle est la gravité de la sécurisation de vos données

L'appareil qui stocke la plupart des informations financières confidentielles de vos clients est peut-être un serveur de votre bureau. Les consignes de sécurité de base devraient vous conduire à héberger le serveur dans une pièce séparée et à le protéger dans une cage de serveur verrouillée. En outre, les données sur le serveur doivent être cryptées. De nombreuses entreprises utilisent les fonctionnalités inhérentes à Windows Server 2008 R2 pour chiffrer les données. Ce n'est pas un processus difficile à établir, mais je vous recommande de travailler avec votre consultant informatique sur l'effort. La partie la plus difficile de cette tâche consiste à s'assurer que tous les associés peuvent toujours accéder aux mêmes fichiers après le cryptage de leur serveur. Un autre facteur important à comprendre est que chaque fois que le serveur est redémarré, le code de clé de cryptage (un code PIN distinct) doit être entré afin de déverrouiller les données sur le serveur. C'est ainsi que le chiffrement fournit une sécurité supplémentaire dans le cas malheureux où votre serveur est volé.

Vous devriez également envisager de chiffrer les données confidentielles stockées sur tous les ordinateurs utilisés par votre entreprise. Gardez à l'esprit que le cryptage des données sur votre serveur ne crypte pas les données stockées sur les ordinateurs de bureau ou les ordinateurs portables, même s'ils peuvent être connectés au serveur. La meilleure pratique consiste à ne pas stocker d'informations confidentielles sur les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables ou les appareils mobiles, en particulier compte tenu de la facilité avec laquelle ces appareils peuvent être volés. Cependant, si cela est inévitable, la version Windows 7 Ultimate offre des capacités de chiffrement.

Il existe des entreprises qui externalisent leur infrastructure technologique et leur stockage de données à des entreprises telles que Barracuda, Egnyte ou Evault. Essentiellement, les données confidentielles sont stockées sur des serveurs dans les installations de la société sous-traitée. Ces sociétés de données externalisent des systèmes et des stratégies de sécurité sophistiqués pour protéger les données qu'elles gèrent au nom de leurs clients. Cependant, n'oubliez pas de documenter sur une base régulière (peut-être annuellement) qu'ils continuent à remplir leurs obligations et qu'ils n'ont pas eu de violation de données. Pensez à envoyer un e-mail simple au fournisseur en posant ces questions et en documentant la réponse.

Il est bien connu que le courrier électronique n'est pas sécurisé. Par conséquent, il est important de sécuriser les informations confidentielles et les documents joints transmis par courrier électronique avec une forme de sécurité, telle que la protection par mot de passe. Cette pratique s'applique également à tout service qui utilise le courrier électronique pour transmettre des informations à votre entreprise. Par exemple, si vous utilisez un service externalisé pour recevoir des documents fax par e-mail, le service de fax doit également être sécurisé.

Il est quelque peu ironique que de nombreuses entreprises consacrent beaucoup d'argent et de temps à protéger leurs clients. données financières confidentielles stockées électroniquement, puis oublier les documents papier contenant la même information. Votre entreprise a-t-elle une politique de blocage des documents financiers confidentiels ou est-elle laissée ouverte sur un bureau ou une table? Qui a accès à votre bureau pendant les heures creuses? C'est une idée simple et il faut peu d'efforts pour verrouiller ces documents afin qu'ils ne soient pas facilement accessibles aux yeux curieux.

La sécurisation des données financières confidentielles de vos clients implique clairement des systèmes performants et des procédures claires. En répondant à cette tâche, votre entreprise peut utiliser des solutions internes et externes. Cependant, la protection de cette information est une responsabilité qui devrait être partagée par l'ensemble de votre entreprise. Du stagiaire au fondateur de l'entreprise, tout le monde devrait être responsable de la protection de cette précieuse information.

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